各位土木工程学院“国家级/省级/校院级SRTP”项目负责人：
2015年第二次项目经费报销即将开始，本次报销截止日期为10月9日，逾期不候。
可以参加本次项目报销的项目类型有：2015年立项的国创、省创和基于教师科研项目。
请各位在这段时间内根据项目预算，准备好项目实际支出的相关发票，务必按照要求整理好并签字，未按要求整理的发票将不予受理。关于发票提交的具体时间地点，请各位关注土木科协研学部后续通知。
发票整理工作中所需的东南大学报销单据汇总表（见附件一）、东南大学外埠出差旅费报销单（见附件二）和东南大学公务出差财务核算审批单（见附件三）请自行下载。
关于发票报销事项若存在问题请联系土木科协研学部刘兴同学（ 17751781262）。
土木科协研学部
2015年9月24日
2015年9月24日
以下为发票整理的具体要求：
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SRTP项目发票报销的具体要求
一、发票整理
1、在整理发票的过程中，需要注意发票的类型、时间和使用人。
1）允许报销发票类型：如打印费、试验材料费、工具费、办公用品、图书费、上网费、市内公交费、调研项目的车票等；
2）不能报销发票类型：如飞机票、停车费、餐饮费、电话费、地铁充值票、燃油费、过路费等。
2、所有发票均需项目负责人签字，部分发票需要附带详细说明材料，具体要求如下：
1）图书置购费
报销图书置购费需要另附书名清单，并到四牌楼校区逸夫楼15楼系办公室加盖系图书资料室章。
2）办公用品
每一张办公用品发票都需要一张相对应的清单，清单上加盖单位印章，并由项目负责人和指导老师签字
3）材料费、加工费、模型制作费
报销材料费、加工费、模型制作费需要另附一份《发票说明》，并需要指导老师和项目负责人在说明上签字认可。说明内容可以简述材料的具体类型，数量，用途和加工目的等。
4）论文版面费
1论文版面费报销时需提供发表论文复印件或录用通知。原则上只报销学生第一作者的。
2论文版面证明可能不能按时提交，可以在通知到来后自行前去四牌楼财务处报销
3与其他发票分开，不列入汇总单中
5）知识产权费
1知识产权费用报销时需提供专利授权书或受理证明，只报销署名中项目组学生的专利。
2专利证明可能不能按时提交，可以在通知到来后自行前去四牌楼财务处报销
3与其他发票分开，不列入汇总单中
6）单张价值高于500元的发票
单独拿出，需要指导老师在发票上签字，且不列入东南大学支出单据汇总表。
7）项目负责人和实际使用人需在每张发票上签字。
3、发票整理注意事项
1）不得弄虚作假，必须按项目实际支出进行报销，并严格根据项目预算，且符合学校财务相关规定；
2）报销发票尽量避免连号发票，如果连号发票总金额超过500元则需要指导教师在每张发票上签字，并附有指导教师签字的情况说明。多张号码相近的发票也视同为连号发票。
3）定额发票要区分发票类型，只有允许报销的发票类型才可以参与报销。
4）发票的时间需要在完成SRTP项目时间内，超过时间范围的不能参加报销。
5）发票的使用人必须是SRTP小组成员，否则不能报销。
二、东南大学支出单据汇总表
1、填写要求
1}“经办人”处需要有项目小组负责人签字和指导老师签字，“项目负责人”处无需填写
2）“单位金额填报数”一栏中分别填写每一类发票金额总和
3）“单据张数填报数”一栏中分别填写每一类发票张数
4）“填报大写金额”处用大写汉字写明本张汇总单上各类单位金额的总和，在“￥”符号后用阿拉伯数字填写
2、汇总单填写注意事项
1）汇总单上只填报单张价值低于500元的发票，超过500的发票单独分开，不列入汇总单中
2）论文版面费和知识产权费的相关发票均单独分开，不列入汇总单中
3）每张汇总单附件不超过80张，即填报的发票总数不超过80张
4）汇总表在填写的时候尽量不要涂改
三、东南大学差旅费报销单
1、填写要求
1）“经办人”处需要有项目小组负责人签字和指导老师签字，“项目负责人”处无需填写
2）单据张数、起讫日期、地点、人数、城市间交通费以及下方的金额要根据实际使用情况如实填写，其中在“￥”符号后用阿拉伯数字填写，分项合计后为小写，总计支出人民币后要大写。
3）小组中有几人出差则须填写相应数量的差旅单。
2、填写注意事项
1）所有报销火车票使用时间必须在项目期间，使用人必须是项目负责人
2）市外打的票也需填写在差旅单上，否则不予报销
3）差旅单不允许涂改
四、友情提醒
1、请各位项目负责人按照要求分类整理好所有发票，一些发票需要指导老师的签字，请提前与老师联系，不得随意代签。
2、一些发票需要另附清单或详细说明材料，请和对应发票一起整理好。
3、请自行整理所有发票，否则不予报销。
4、报销发票总数不得超过该项目的审批经费。
5、数字的大写：壹 贰 叄 肆伍 陆 柒 捌 玖 什 佰 仟 万 零
